Έργα Καταμέτρησης του Όγκου Εργασίας του Προσωπικού μπορούν να αποφέρoυν πολλαπλά οφέλη στις επιχειρήσεις δεδομένου ότι απεικονίζουν μια ξεκάθαρη εικόνα της διάρθρωσης των εργασιών που λαμβάνουν χώρα κατά συγκεκριμένα διαστήματα.
Τα αποτελέσματα και οι ενδεικτικές τάσεις των εργασιών, μπορούν να βασιστούν πρωτίστως στις πληροφορίες και τα δεδομένα που λαμβάνει ο Διαχειριστής του Έργου από το Προσωπικό, με την συμπλήρωση εξειδικευμένων εντύπων καταγραφής των εργασιών που καλείται το σύνολο των εργαζομένων να συμπληρώσει για ένα συγκεκριμένο διάστημα. Περαιτέρω, λαμβάνονται επιπλέον πληροφορίες και σε κατ’ ιδίαν συναντήσεις του Συμβούλου με τους Προϊσταμένους των Τμημάτων για την ορθή απεικόνιση της υφιστάμενης κατάστασης, αλλά και μέσω εξειδικευμένων ερωτηματολογίων τα οποία στοχεύεουν στην ποσοτικοποίηση ποιοτικών χαρακτηριστικών σε σχέση με την «αντίληψη» των εργαζομένων ως προς τον όγκο εργασίας τους και το οποίο συμπληρώθηκε μέσω διαδικτύου.
Σκοπός τέτοιων μελετών, είναι να υποβοηθήσει το έργο της Διευθυντικής Ομάδας έτσι ώστε να είναι σε θέση να εξεύρει πιθανούς τρόπους αύξησης της παραγωγικότητας και αποδοτικότητας του Προσωπικού αλλά και να κάνει χρήση πλούσιας πληροφόρησης σε πολλαπλά επίπεδα βάσει των αποτελεσμάτων διάρθρωσης των εργασιών π.χ. για τις ανάγκες εκπαίδευσης, ανασχεδιασμού της οργανωτικής δομής και των διαδικασιών, ανάπτυξης των συστημάτων αξιολόγησης κλπ.
Παράλληλα, η μελέτη αυτή παραθέτει και τις απόψεις και εισηγήσεις της ομάδας έργου ως προς πιθανά πεδία αύξησης της παραγωγικότητας ή/και διευκόλυνσης διεξαγωγής των εργασιών.
Μεθοδολογία Έργου
Η μεθοδολογική προσέγγιση του έργου λαμβάνει υπ’ όψιν τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας και του κλάδου, καθώς επίσης, και την ανάγκη της όσο το δυνατόν, ποσοτικοποίησης των ποιοτικών χαρακτηριστικών που συνθέτουν την υφιστάμενη κατάσταση.
Ως εκ τούτου, για την επίτευξη των προαναφερθέντων στόχων, επιλέγεται και εφαρμόζεται η απευθείας και πρωτογενής ανάκτηση δεδομένων από το Προσωπικό, με την συμπλήρωση ειδικών εντύπων καταγραφής και καταμέτρησης των ενεργειών και εργασιών του για διάρκεια τεσσάρων (4) εβδομάδων.
Πριν την έναρξη της καταμέτρησης, γίνεται καταγραφή και ομαδοποίηση των Ενεργειών / Εργασιών που αναλώνουν τον εργασιακό χρόνο των εργαζομένων ως προς τρεις κατηγορίες και βάσει των οποίων θα γινόταν η καταμέτρηση:
- Κύριες Ενέργειες / Εργασίες
- Δευτερεύουσες Ενέργειες / Εργασίες
- Άλλες Ενέργειες / Εργασίες
Για την διευκόλυνση ολοκλήρωσης της ομαδοποίησης / κατηγοριοποίησης, δίνονται συγκεκριμένα χαρακτηριστικά και κριτήρια, όπως εμφανίζονται πιο κάτω, στον πίνακα που ακολουθεί.
Κατηγοριοποίηση Ενεργειών / Εργασίας
| Περιγραφή Ενέργειας / Εργασίας | Κατηγοριοποίηση |
| Συχνές και Άμεσες με τα καθήκοντα τους – Ως συνήθως εργασίες ρουτίνας ή εργασίες που είναι άμεσα συνδεδεμένες με τον ρόλο των εργαζομένων στον οργανισμό | Kύρια Κατηγορία Ενεργειών / Εργασιών
|
| Περιοδική συχνότητα και με έμμεση σχέση με την εργασία και τα κύρια καθήκοντα των εργαζομένων. | Δευτερεύουσες / Παράλληλες Ενέργειες – Εργασίες |
| Οποιεσδήποτε άλλες Ενέργειες – χαμηλής συχνότητας, «εμβόλιμες» εργασίες, τυχαίες, αποτέλεσμα άδειας συναδέλφων κλπ | Άλλες Ενέργειες |
Η καταμέτρηση διεξαγόταν καθημερινώς με την συμπλήρωση δύο (2) εντύπων.
- Ενός ειδικού ημερήσιου εντύπου καταγραφής ενεργειών ανά ημίωρο, σε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερή και επεξηγηματική μορφή. Τα στοιχεία τα οποία ελήφθησαν, ήταν μια πλούσια πηγή πληροφόρησης για την ανάλυση και κατανόηση των καθημερινών ενεργειών / εργασιών των εργαζομένων για το υφιστάμενο έργο, αλλά παράλληλα αποτελούν και ιδιαιτέρως εύχρηστα στοιχεία και για μεταγενέστερα έργα τα οποία μπορεί να προκύψουν.
- Ενός ειδικού εβδομαδιαίου εντύπου, χρονικής ποσοτικοποίησης των ενεργειών που καταγράφηκαν στο πιο πάνω έντυπο, με μονάδα μέτρησης την δεκάλεπτη εργασία. Το έντυπο αυτό, έδινε παράλληλα και την δυνατότητα στους εργαζομένους να αναφέρουν οποιαδήποτε πληροφορία θεωρούσαν ως σημαντική / διευκρινιστική ή ακόμα και υποβοηθητική για την ορθή απεικόνιση των αποτελεσμάτων αλλά και να προτείνουν πιθανές τροποποιήσεις που ενδεχομένως να επηρέαζαν θετικά την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα τους.
Συμπληρωματικά, με την ολοκλήρωση των τεσσάρων εβδομάδων, διεξάγεται μια επιπρόσθετη ποιοτική έρευνα, μέσω εξειδικευμένου ερωτηματολογίου και το οποίο προσφέρει επιπλέον στοιχεία προς αξιολόγηση, τόσο για το υφιστάμενο έργο όσο και για μεταγενέστερα με την ανάκτηση ποιοτικών δεδομένων τα οποία σχετίζονται με την «αντίληψη» των εργαζομένων ως προς τον όγκο εργασίας τους.
Τέτοιου είδους μελέτες, μπορούν να προσδώσουν πλούσια πληροφόρηση και αξιοποιήσιμα στοιχεία για κάθε οργανισμό.
Στο πλαίσιο του προγράμματος χρηματοδότησης Enterprises, του Ιδρύματος Έρευνας και Καινοτομίας, η Charakis Research & Consulting Ltd.,προχωράει ένα βήμα περαιτέρω και αξιοποιεί την πιο πάνω μεθοδολογία και αναπτύσσει μια εξειδικευμένη λύση λογισμικού (SaaS) με τη χρήση Τεχνητής Νοημοσύνης αποκλειστικά για τον τομέα της Ναυτιλίας. Σκοπός του έργου είναι η εξειδικευμένη παραμετροποίηση και ψηφιοποίηση μεθοδολογιών αξιολόγησης και ανάλυσης του φόρτου εργασίας των εργαζόμενων με στόχο την ενίσχυση της παραγωγικότητας τους αλλά και την την βελτιστοποίηση της λειτουργικής αποδοτικότητας των ναυτιλιακών εταιρειών.
Το χρηματοδοτούμενο έργο αναμένεται να ολοκληρωθεί μέχρι το 2025. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το έργο, τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να επικοινωνήσουν με τη Charakis Research & Consulting στον αριθμό 25366571 ή στο info@crccy.com.